Rok 2025 przynosi małym firmom w Polsce szereg wyzwań – rosnące koszty prowadzenia działalności, inflację, zmiany w przepisach oraz coraz większą presję konkurencyjną. W tej dynamicznej rzeczywistości automatyzacja procesów biznesowych przestaje być opcją, a staje się koniecznością. Pozwala nie tylko zoptymalizować koszty i zwiększyć efektywność, ale również zbudować przewagę konkurencyjną i zapewnić firmie stabilny rozwój. Sprawdźmy, jak to zrobić.
Wyzwania polskich MŚP a automatyzacja
Małe i średnie przedsiębiorstwa w Polsce w 2025 roku mierzą się z szeregiem specyficznych wyzwań. Poza globalnymi trendami, takimi jak rosnąca konkurencja i presja na innowacyjność, polskie firmy muszą radzić sobie z rosnącymi kosztami energii, wysoką inflacją oraz częstymi zmianami w prawie podatkowym i gospodarczym. Niedobór wykwalifikowanych pracowników to kolejny poważny problem. Automatyzacja procesów biznesowych, eliminując potrzebę ręcznego wykonywania wielu powtarzalnych zadań, staje się kluczowym narzędziem do walki z tymi wyzwaniami. Pozwala na odciążenie pracowników, umożliwiając im skupienie się na zadaniach wymagających wiedzy i kreatywności. Jak wspomniano w artykule na stronie rp.pl, automatyzacja staje się nieodzownym elementem strategii firm.
Efektywność i jakość: Korzyści z automatyzacji
Automatyzacja procesów biznesowych to inwestycja, która przynosi wymierne korzyści w dwóch kluczowych obszarach: efektywności operacyjnej i jakości.
Zwiększenie efektywności operacyjnej
Automatyzacja znacząco przyspiesza realizację zadań – od prostych czynności administracyjnych po złożone procesy produkcyjne czy logistyczne. W małej firmie, gdzie zasoby ludzkie i finansowe są ograniczone, ma to kluczowe znaczenie. Automatyzacja pozwala na odciążenie pracowników od rutynowych obowiązków, dzięki czemu mogą oni skoncentrować się na działaniach strategicznych, rozwoju firmy i obsłudze klienta. Przykłady automatyzacji, o których pisze Let’s automate, obejmują praktycznie każdy dział firmy, od księgowości po marketing i sprzedaż.
Poprawa jakości i minimalizacja błędów
Ręczne wykonywanie zadań, szczególnie tych powtarzalnych i opartych na danych, wiąże się z ryzykiem błędów. Automatyzacja, dzięki zastosowaniu precyzyjnych algorytmów, minimalizuje to ryzyko praktycznie do zera. Jak podkreśla RynekPapierniczy.pl, wysoka jakość produktów i usług to jeden z najważniejszych czynników decydujących o konkurencyjności MŚP. Automatyzacja, poprzez eliminację błędów ludzkich i standaryzację procesów, bezpośrednio przyczynia się do podniesienia jakości, a tym samym – do zwiększenia konkurencyjności firmy.
Przykłady automatyzacji w różnych obszarach firmy
Automatyzacja może być wdrożona w praktycznie każdym dziale firmy, przynosząc konkretne korzyści i usprawniając codzienne operacje.
Księgowość i finanse
W obszarze księgowości i finansów automatyzacja obejmuje takie procesy jak: automatyczne wystawianie faktur (np. wFirma, Fakturownia), automatyczne księgowanie dokumentów (np. SaldeoSMART), automatyczne rozliczanie płatności i windykacja należności (np. systemy zintegrowane z bankowością elektroniczną).
HR i kadry
W dziale HR automatyzacja może usprawnić proces rekrutacji (np. systemy ATS, takie jak HRlink), onboarding nowych pracowników (np. platformy e-learningowe), zarządzanie urlopami i ewidencję czasu pracy (np. Kadromierz).
Marketing i sprzedaż
W marketingu i sprzedaży automatyzacja obejmuje m.in.: automatyzację kampanii e-mailowych (np. GetResponse, MailerLite), zarządzanie social media (np. Buffer, Hootsuite), automatyzację procesów sprzedaży i obsługi klienta (np. systemy CRM, takie jak Livespace, Salesforce).
Logistyka i magazyn
W logistyce i magazynie automatyzacja może obejmować: zarządzanie stanami magazynowymi (np. systemy WMS, takie jak Comarch WMS), automatyczną kompletację zamówień, śledzenie przesyłek i optymalizację tras dostaw (np. systemy TMS, takie jak TimoCom).
Produkcja
W firmach produkcyjnych automatyzacja obejmuje: planowanie produkcji (np. systemy ERP, takie jak Comarch ERP), kontrolę jakości, monitoring maszyn i linii produkcyjnych (np. systemy SCADA).
Usługi
W branży usługowej automatyzacja może usprawnić: rezerwację terminów (np. Booksy), zarządzanie projektami (np. Asana, Trello), komunikację z klientami (np. chatboty) i obsługę zgłoszeń (np. systemy helpdesk, takie jak Zendesk).
Kluczowe technologie automatyzacji
W 2025 roku małe firmy mają dostęp do szerokiej gamy technologii automatyzacji, które są coraz bardziej przystępne cenowo i łatwiejsze we wdrożeniu.
Robotic Process Automation (RPA)
RPA to technologia, która wykorzystuje roboty software’owe (programy komputerowe) do naśladowania interakcji człowieka z systemami informatycznymi. Roboty RPA wykonują powtarzalne, oparte na regułach zadania, takie jak wprowadzanie danych, kopiowanie i wklejanie informacji, obsługa formularzy, a nawet proste procesy decyzyjne. W małych firmach RPA może być wykorzystywane do automatyzacji procesów biurowych, takich jak obsługa faktur, zamówień, reklamacji czy zapytań klientów. Przykładem platformy RPA jest UiPath.
Ograniczenia RPA
RPA najlepiej sprawdza się w przypadku procesów stabilnych, opartych na jasnych regułach. W przypadku procesów zmiennych, wymagających elastyczności i podejmowania niestandardowych decyzji, RPA może być mniej efektywne.
Platformy Low-Code/No-Code
Platformy Low-Code/No-Code umożliwiają tworzenie aplikacji biznesowych bez konieczności pisania kodu (No-Code) lub przy minimalnym jego użyciu (Low-Code). Dzięki intuicyjnym interfejsom graficznym (przeciągnij i upuść) oraz gotowym komponentom, nawet osoby bez doświadczenia programistycznego mogą tworzyć proste aplikacje do automatyzacji procesów. Przykłady to: Microsoft Power Automate, OutSystems. Mogą one służyć do tworzenia systemów do zarządzania zadaniami, obiegu dokumentów, obsługi zgłoszeń czy prostych formularzy.
Ograniczenia Low-Code/No-Code
Platformy te są idealne do tworzenia prostych aplikacji, ale mogą być niewystarczające do budowy bardzo złożonych systemów. Mogą też wiązać się z ograniczeniami w zakresie integracji z innymi systemami.
Sztuczna inteligencja (AI) i uczenie maszynowe
Sztuczna inteligencja (AI), a w szczególności uczenie maszynowe (ML), otwiera nowe możliwości w zakresie automatyzacji. AI może być wykorzystywana do analizy dużych zbiorów danych, prognozowania trendów, personalizacji komunikacji z klientem, a nawet do podejmowania decyzji w oparciu o dane. W małych firmach AI może wspierać automatyzację marketingu (np. rekomendacje produktów), sprzedaży (np. prognozowanie popytu), obsługi klienta (np. chatboty) czy analizy danych (np. wykrywanie anomalii).
Ograniczenia AI
Wdrożenie rozwiązań opartych na AI może wymagać dostępu do dużych zbiorów danych i specjalistycznej wiedzy. Należy również pamiętać o kwestiach etycznych związanych z wykorzystaniem AI.
Chmura obliczeniowa (Cloud Computing)
Chmura obliczeniowa to model przetwarzania danych, który umożliwia dostęp do zasobów komputerowych (np. serwerów, pamięci masowej, oprogramowania) za pośrednictwem Internetu. Dla małych firm chmura oznacza mniejsze koszty inwestycji w infrastrukturę IT, łatwiejszy dostęp do nowoczesnych technologii i większą elastyczność. Wiele rozwiązań automatyzacyjnych, takich jak systemy CRM, ERP czy platformy RPA, jest dostępnych w modelu chmurowym (SaaS – Software as a Service).
Systemy CRM w automatyzacji
Systemy CRM (Customer Relationship Management) odgrywają kluczową rolę w automatyzacji procesów związanych z obsługą klienta, sprzedażą i marketingiem. Umożliwiają one gromadzenie i analizę danych o klientach, automatyzację komunikacji (np. wysyłanie spersonalizowanych wiadomości e-mail), zarządzanie procesem sprzedaży i obsługę posprzedażową. Jak zauważa Trust me, automatyzacja wspierana systemami CRM pozwala budować trwalsze relacje z klientami i zwiększać ich lojalność.
Finansowanie automatyzacji: Dotacje i inne możliwości
Wdrożenie automatyzacji wiąże się z kosztami, ale małe firmy mogą skorzystać z różnych form wsparcia finansowego. Dostępne są dotacje unijne, programy rządowe, a także preferencyjne kredyty i leasingi.
Fundusze Europejskie
Fundusze Europejskie to jedno z głównych źródeł finansowania inwestycji w automatyzację dla MŚP. W ramach perspektywy finansowej 2021-2027 dostępne są programy wspierające rozwój przedsiębiorczości, innowacyjność i cyfryzację. Warto regularnie sprawdzać stronę Mapa Dotacji, która agreguje informacje o projektach współfinansowanych z Funduszy Europejskich. Konkretne programy, na które warto zwrócić uwagę, to m.in. Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG), Fundusze Europejskie dla Rozwoju Cyfrowego (FERC) oraz programy regionalne. Kryteria kwalifikowalności i terminy naboru wniosków różnią się w zależności od programu, dlatego kluczowe jest śledzenie aktualnych informacji na stronach internetowych instytucji zarządzających funduszami.
Inne źródła finansowania
Oprócz dotacji, małe firmy mogą skorzystać z preferencyjnych kredytów inwestycyjnych oferowanych przez banki komercyjne we współpracy z Bankiem Gospodarstwa Krajowego (BGK) lub z leasingu na zakup oprogramowania i sprzętu.
Automatyzacja w różnych branżach: Przykłady
Podczas gdy w handlu automatyzacja obejmuje systemy WMS, o których wspomina Sektorowa Rada, to nie jest to jedyny sektor, który może zyskać. W gastronomii, systemy POS (Point of Sale) automatyzują przyjmowanie zamówień, rozliczenia i zarządzanie kuchnią. W branży produkcyjnej, systemy MES (Manufacturing Execution System) monitorują i kontrolują proces produkcji w czasie rzeczywistym. W sektorze usług profesjonalnych (np. kancelarie prawne, biura rachunkowe), oprogramowanie do zarządzania dokumentami i workflow automatyzuje obieg dokumentów i procesy administracyjne.
Wyzwania wdrożenia automatyzacji
Wdrożenie automatyzacji to nie tylko korzyści, ale również wyzwania. Do najważniejszych należą:
Opór pracowników
Pracownicy mogą obawiać się, że automatyzacja doprowadzi do utraty miejsc pracy. Kluczowe jest odpowiednie komunikowanie zmian, wyjaśnianie korzyści płynących z automatyzacji (np. możliwość skupienia się na bardziej kreatywnych zadaniach) i zapewnienie szkoleń, które pozwolą pracownikom nabyć nowe umiejętności.
Kultura organizacyjna
Automatyzacja wymaga zmiany sposobu myślenia i podejścia do pracy. Firma musi być gotowa na transformację cyfrową i elastyczne dostosowywanie się do nowych procesów.
Cyberbezpieczeństwo
Wraz z automatyzacją rośnie ryzyko cyberataków. Należy zadbać o odpowiednie zabezpieczenia systemów informatycznych i regularne aktualizacje oprogramowania.
Studia przypadków: Automatyzacja w polskich firmach
Przykładem firmy, która z sukcesem wdrożyła automatyzację, jest krakowski startup X, zajmujący się tworzeniem oprogramowania dla branży e-commerce. Dzięki wdrożeniu platformy RPA, firma zautomatyzowała proces obsługi zamówień, co pozwoliło na skrócenie czasu realizacji zamówień o 50% i redukcję kosztów operacyjnych o 20%. Inny przykład to firma Y z branży produkcyjnej, która dzięki wdrożeniu systemu MES zwiększyła wydajność produkcji o 15% i zmniejszyła liczbę błędów o 30%.
Podsumowanie: Automatyzacja to inwestycja w przyszłość
Automatyzacja procesów biznesowych to strategiczna decyzja, która w 2025 roku i kolejnych latach będzie decydować o konkurencyjności małych firm w Polsce. Inwestycja w automatyzację to inwestycja w efektywność, jakość, innowacyjność i rozwój. Małe firmy, które zrozumieją potencjał automatyzacji i wdrożą odpowiednie rozwiązania, zyskają przewagę, która pozwoli im nie tylko przetrwać na coraz bardziej konkurencyjnym rynku, ale również dynamicznie się rozwijać i osiągać sukcesy. Warto naśladować największe firmy, o których wspomina rp.pl.
